Stel uw eigen briefpapier en algemene voorwaarden in

Binnen Furoo kunt u een eigen briefpapier gebruiken. 

Dit doet u door een PDF-bestand te uploaden dat al uw logo, bedrijfsgegevens en eventuele achtergrond bevat. 

Het pdf bestand opmaken 

Dit kunt u in principe opmaken in elk design programma of zelfs in Microsoft Word.  

Daar de plaats die kan gebruikt worden beperkt is, wordt best gebruik gemaakt van deze template (bijlage onderaan in dit artikel).

Bovenaan is er ruimte voorzien voor het logo, adres en contactgegevens. Onderaan kunt u bijvoorbeeld het IBAN-, BIC- en btw-nummer vermelden. 

Daarnaast kunt u ook een achtergrond toevoegen aan dit document, maar houd er rekening mee dat alle factuurinformatie daar bovenop wordt afgedrukt. 

Het PDF bestand opladen in Furoo

Om het PDF bestand op te laden in Furoo navigeert u naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen en selecteert u de “Bijlagen”-tab.

Daar klikt u de map Briefpapier aan.  

Upload uw briefpapier (in PDF)in deze map. Dit kan op twee manieren: 

1. Sleep het bestand naar het venster. 
2. Of klik op het groene plus-icoon rechtsboven en selecteer een bestand vanaf uw computer. 

Briefpapier instellen in Furoo

Om het eerder opgeladen briefpapier te gebruiken, volgt u deze stappen: 

1. Ga naar Instellingen > Briefpapier. 
2. Klik rechtsboven op de groene “+ TOEVOEGEN”-knop.
   U ziet rechts een kader met de naam “Briefpapier”:
   
   
    
3. Geef het briefpapier een naam. Dit is vrij te kiezen. 
4. Selecteer het briefpapierbestand dat u eerder hebt opgeladen. 
5. U kunt er optioneel voor kiezen de kop- en voettekst te verbergen. Hierdoor worden het adres, btw-nummer, IBAN en BIC niet weergegeven omdat deze mogelijk al op het briefpapier staan. 
6. U kunt het briefpapier ook instellen als standaard, zodat het automatisch wordt gebruikt voor elk document. 
7. In het linkerscherm zal dan nadien een voorbeeld verschijnen van uw briefpapier (al dan niet met kop- en voettekst). Indien er toch ergens een overlap ontstaat, zult u even uw briefpapier dienen aan te passen en opnieuw op te laden volgens de voorgaande stappen.

Afwijkend briefpapier opmaken 

Het is mogelijk dat u voor verschillende klanten ander briefpapier wil gebruiken. Ook dat is mogelijk binnen Furoo. 

Maak hiervoor een tweede briefpapier aan, zoals hierboven beschreven, en zorg ervoor dat deze niet als standaard is ingesteld. 

Afwijkend briefpapier instellen voor een klant 

Om een afwijkend briefpapier aan een klant toe te wijzen, gaat u via Relaties > Klanten naar de klantenfiche van de betreffende klant. 

Onder het tabblad Instellingen kunt u rechts bij Documenten in het veld Afwijkend briefpapier het gewenste briefpapier selecteren. 

Algemene voorwaarden toevoegen aan briefpapier 

Binnen Furoo kunt u uw Algemene Voorwaarden koppelen aan facturen en andere documenten. Dit kan per documenttype én per taal verschillend zijn. 

Algemene voorwaarden opladen 

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen. 
2. Open het tabblad Bijlagen / Algemene voorwaarden.
   
   
   
   
3.  Klik op het groene plus-icoonom bestanden toe te voegen. 
   • Selecteer de juiste PDF’s via Verkenner (Windows) of Finder (Mac) en klik op Open. 
   • Alternatief: sleep de bestanden rechtstreeks naar het venster. 

Algemene voorwaarden koppelen aan briefpapier 

1. Navigeer naar het briefpapier waar u de voorwaarden wilt toevoegen (Instellingen > Briefpapier). 
2. Rechts ziet u het paneel Algemene voorwaarden.
   
   
   
   
3. Klik op het groene plus-icoon.
   
   
   
   
4.  Vul de velden in: 
   • Algemene voorwaarde → kies het bestand dat u net heeft opgeladen. 
   • Documenttype → selecteer waarvoor dit geldt (bijv. factuur, offerte). 
   • Taal → kies de juiste taalversie. 

Vanaf dit moment wordt bij elk nieuw document van dit type de gekozen Algemene Voorwaarden automatisch toegevoegd. 

Belangrijke tip: Heeft u al documenten aangemaakt vóórdat de Algemene Voorwaarden waren toegevoegd? Open het document, maak een kleine wijziging (bijvoorbeeld een spatie in het opmerkingenveld), en sla opnieuw op. Het document wordt dan opnieuw gegenereerd mét de juiste voorwaarden.