PEPPOL: veelgestelde vragen

Gemaakt door Volcker Van West, Gewijzigd op Do, 18 Dec om 11:47 PM op Volcker Van West

Wat houdt E-facturatie in?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische ondernemingen die btw-plichtig zijn elektronische facturen versturen voor transacties tussen ondernemingen via het PEPPOL netwerk. Dit netwerk moet gebruikt worden voor zowel versturen als ontvangen van facturen. De facturen zullen in een gestructureerd formaat verzonden worden van software naar software.

Voor wie geldt de PEPPOL-verplichting?

De regeling is van toepassing op alle Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn. Via een officiële online overheidsmodule kan je nagaan of jouw onderneming onder deze verplichting valt.

Is mijn onderneming automatisch geregistreerd voor PEPPOL?

Neen, het is belangrijk dat we de identiteit vaststellen van de bestuurder van de onderneming. Je dient dit dus te activeren. Mocht u dit nog niet gedaan hebben dan raden we aan om dit spoedig te doen en de procedure hiertoe te volgen in dit artikel. Zie het artikel: Hoe registreer je op het PEPPOL netwerk?

Kan ik mijn PEPPOL facturen in twee softwares ontvangen?

Je kan slechts op één locatie gekend staan met uw PEPPOL ID om facturen te ontvangen. Het is dus niet mogelijk om je aankoopfacturen in twee verschillende softwares te ontvangen. PEPPOL laat wel toe om facturen te versturen vanaf meerdere locaties of Acces Points. Zo kan u bijvoorbeeld gebruikmaken van een facturatiesoftware en een kassasysteem. Je hoeft dus niet noodzakelijk uw aankoopfacturen te ontvangen in dezelfde software waarmee u verstuurt.

Kan ik een factuur die via PEPPOL verzonden werd nog aanpassen?

Neen, het is niet mogelijk om een factuur die via PEPPOL verzonden werd nog te wijzigen. In dat geval moet je een creditnota maken. Je kan in FUROO wel eenvoudig een bestaande factuur kopiëren via de kopieerfunctie naar dezelfde of een andere klant.

De bestaande factuur kan je dan makkelijk crediteren via de knop Creditnota bovenaan.

Waarom wordt e-facturatie verplicht?

E-facturatie helpt in de bestrijding van BTW fraude en is een Europees initiatief. Alle Europese landen zijn verplicht om te voldoen aan de VIDA-richtlijn. Op termijn zullen alle EU-lidstaten e-facturatie invoeren.

Voor ondernemingen biedt e-facturatie bovendien een efficiënter administratief proces: documenten worden sneller verwerkt, fouten verminderen en het volledige facturatieproces wordt veiliger en duurzamer.

Mag ik mijn factuur nog in PDF versturen?

Facturen mogen nog verzonden worden in PDF tot eind 2025. Vanaf 01/01/2026 wijzigt dit naar het PEPPOL formaat voor facturatie tussen ondernemingen. Voor transacties naar particulieren mag wel nog het PDF formaat gebruikt worden. Zij vallen immers niet onder de PEPPOL verplichting. Furoo laat je toe om makkelijk een PDF versie van je factuur te downloaden en af te printen.

In de PEPPOL factuur wordt automatisch een PDF versie van de factuur toegevoegd - echter is dat geen verplichting. De PEPPOL factuur is het officiële document en krijgt voorrang op de PDF versie.

Mag ik mijn factuur nog afprinten?

Je mag de factuur nog afprinten maar vanaf 01/01/2026 moet de factuur ook via PEPPOL verzonden worden. Je mag de factuur dus nog via post of mail bezorgen aan uw klant maar ook altijd via PEPPOL als u factureert aan een andere BTW plichtige.

Ontvangt de overheid mijn facturen?

Momenteel ontvangt de overheid nog geen facturen die via PEPPOL verzonden worden. Er wordt wel verwacht dat E-reporting ingevoerd zal worden tegen 2028.